“CAPACITADORES EXTERNOS: SIMILITUDES Y DIFERENCIAS EN EL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO.” Autores/as: José Francisco Lambolay, Verónica Cortese, Mariel D’Eva, Florencia Bertoni y Silvia Patricia Tófalo. Participante 2020 de la DIPLOMATURA EXPERTO EN PROCESOS DE CAPACITACIÓN. CAEP-UTN
RESUMEN / ABSTRACT
El presente artículo producido en el marco de la Diplomatura de Experto en Capacitación UTN-CAEP, tiene como objetivo confluir los conocimientos y experiencias de cada uno de los autores junto a los conceptos aprendidos y vistos hasta el momento. Desde la complejidad individual de cada integrante de este equipo, y la heterogeneidad profesional y laboral y hasta local, decidimos tomar esta supuesta desventaja y convertirla en nuestro foco de análisis para tratar de vislumbrar qué sucede con los capacitadores/as externos/as en el ámbito público y privado.
A tal fin, tomamos algunas dimensiones de análisis para poder comparar y mostrar similitudes y diferencias en estos dos sectores. Si bien entendemos que el objetivo y fin en cada uno de ellos es diferente, también se puede ver que las pautas de evaluación, competencias y conductas esperadas se encuentran en algunos aspectos.
PALABRAS CLAVE
CAPACITADORES/AS - SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO - ANÁLISIS COMPARADO
II. INTRODUCCIÓN
Cuando hablamos de capacitaciones y del perfil de los capacitadores en Instituciones Estatales Públicas o privadas, es importante hacer un estudio diagnóstico previo. El objetivo central del diagnóstico es establecer clara y específicamente las competencias que se espera generar como producto de las actividades de capacitación.
El diagnóstico es una investigación sistemática, dinámica, flexible y participativa, encaminada a lograr el mayor nivel de adhesión y compromiso de todos los involucrados en la prestación de un servicio o en la elaboración de un producto, para su perfeccionamiento. La calidad y precisión del diagnóstico determinarán de manera importante el éxito de la capacitación.
El principal resultado del diagnóstico es determinar las necesidades de la capacitación y la elaboración del programa de capacitación, que resume las acciones que se efectuarán en un período de tiempo. Tener en cuenta también las competencias esperadas de los actores involucrados y habilitados y los requisitos de desempeño que deben satisfacer, una vez finalizado el programa de capacitación. en el ámbito público se deberán considerar los siguientes puntos a modo de guía: Considerar las condiciones laborales y ambientales, el tipo de conducta o desempeño a potenciar o tipo de problema a resolver, que surge del diagnóstico de necesidades de capacitación, dar prioridades de la institución, por ejemplo respecto de la capacitación, como el cumplimiento de requisitos para el ascenso del personal, competencias a adquirir por los capacitados, recursos financieros y personal disponible para capacitación, características de los funcionarios y personal de la institución o empresa que se capacitan; edad, sexo, tipo de trabajo que desarrollan. También todo este entramado previo nos va a permitir llegar a concluir en distintos temas interesantes y que resultan necesarios tener en cuenta como la Calidad de la capacitación, las mejoras deseadas y logros a obtener en el servicio, su productividad y mejora de la Gestión, Costos y recursos humanos y financieros involucrados, en las nuevas capacitaciones a realizarse. Control costo - beneficio - si es favorable y en qué porcentaje.
Una vez llegada a la conclusión de que las necesidades detectadas o algunas de ellas se resolverán de manera externa a la organización, nos surgen interrogantes tales como: ¿Qué se espera de un capacitador/a externo/a? ¿Cómo debería evaluarse su servicio? ¿Qué requisitos se le solicitan?, y sobre todo, ¿Sucede lo mismo en el ámbito público que en el privado?. Éstas son algunas de las preguntas que nos hemos formulado para dar comienzo al presente documento. Si bien estamos de acuerdo con que el ámbito privado y público persiguen fines y objetivos diferentes, a saber lucro y bien común respectivamente, no cabe dudas que para poder perseguir esos fines y lograr sus objetivos deben contar con personal capacitado para cumplir cada uno de sus roles y funciones. Aquí es donde cobra, entonces, vital importancia la Capacitación, que pondrá todos su esfuerzos en tratar de lograr que esas necesidades de la organización puedan resolverse con aprendizaje de calidad, evaluando luego los resultados y si estos se ajustaron o no a los objetivos organizacionales. En este camino por conseguir formación y formadores de calidad, que puedan brindar soluciones a sus necesidades, aparecen los/as capacitadores/as, y se presenta la disyuntiva en la elección de que el/la capacitador/a sea interno/a o externo/a. Al momento de optar surge la siguiente pregunta: ¿Qué criterio de selección vamos a seguir al momento de elegir?. A priori, no creemos que haya buenos ni malos, ni mejores ni peores, ni una opción u otra para la elección, sino más bien de una cuestión de pertinencia, oportunidad y recursos disponibles. Tanto internos como externos tienen desafíos en la administración pública, el interno debe despojarse de los vicios generados por la misma cultura más el "miedo" establecido por la jerarquía, y el externo debe convertirse en un antropólogo para descubrir la cultura y poder generar cambios, aprendizajes significativos. No sirven los enlatados. En el ámbito privado en nuestra experiencia, muchas veces se respeta y se capitaliza más la instancia de capacitación con capacitadores externos reconocidos en la materia. En el caso de los capacitadores internos en el privado, y por qué no, a veces también en lo público, tienen el desafío de construir un espacio serio donde pueda transmitir no solo ciertos conocimientos sino el beneficio que les trae transitar ese proceso y más el desafío de que no por ser un compañero no es un capacitador que puede generar un cambio.
Y si nos enfocamos particularmente en los capacitadores/as externos/as, nos hemos interpelado sobre ¿Qué les requeriremos según sea una organización pública o privada? ¿Cómo controlaremos su trabajo? A fin de cuentas, ¿Qué vamos a tener en cuenta al momento de trabajar con una persona ajena a nuestra organización que va a formar a nuestro personal?
Este paper tratará de arrojar cierta experiencia en la respuesta de estas preguntas, basándose en algunos textos incluidos en la diplomatura, como así también, en la producción de nuestros/as compañeros/as.
METODOLOGÍA
Con el fin de responder las preguntas anteriormente planteadas, hemos avanzado en el análisis de cinco (5) dimensiones que consideramos importantes en los/as capacitadores/as externos/as, para poder ver y encontrar similitudes y diferencias en las organizaciones públicas y privadas: requisitos, competencias requeridas, conductas observables, evaluación del capacitador/servicios y desafíos futuros.
Como se observará, en el cuadro comparativo que aparece en el siguiente apartado, se presentarán las conclusiones a las que hemos arribado.
RESULTADOS
El siguiente cuadro es el resultado obtenido a partir de la aplicación de la metodología previamente explicada en relación a la cuestión de fondo, se explican de manera resumida en el siguiente cuadro:
Como hemos expresado antes no hay ni buenos ni malos, ni mejores ni peores. La decisión sobre la contratación de un capacitador externo o interno, está ligada a decisiones organizacionales. Muchas de estas decisiones suelen ser estratégicas relacionadas a temas culturales, y otras devienen de la situación o estrategia ligada a temas presupuestales o de gestión. Muchas veces, el tema de recursos económicos destinados a la capacitación, delimitan las posibilidades de contratación externa. Sabemos que (lamentablemente), aunque se comenzaron a ver ciertos avances en los últimos años, en tiempos de crisis económica, la inversión en capacitación queda relegada. Y esto se aplica tanto para capacitadores internos o externos, ya que en la mayor parte de los casos, una u otra elección lleva una inversión.
El docente/capacitador (tanto interno como externo) se vuelve una guía y espectador del aprendizaje, por lo que los docentes son facilitadores de la enseñanza a la hora de brindar su clase según la definición de Conill y Cárdenas (2012) que especifica la facilitación como el conjunto de habilidades, técnicas y herramientas que el docente implemente la enseñanza para que el alumno cree su propio conocimiento.
En este caso particular de este trabajo en el que nos centramos en los capacitadores externos tanto en organizaciones públicas como privadas, partimos de la base que ya esos condicionamientos presupuestarios fueron salvados.
Podemos concluir que la formación externa suele estar a cargo de expertos o personas influyentes de fuera del ámbito de la organización tanto pública, como privada. Pueden ser personas con las que su organización ya tiene una relación, como un proveedor, que ha sido contratada para brindar más información sobre un producto o función, o un experto de la materia que puede compartir las últimas tendencias para ayudar a los equipos a mantenerse actualizados.
Entre las ventajas de esta alternativa de capacitación a los empleados, destacan:
● Se ofrece una nueva perspectiva sobre cómo hacer las cosas. Esto puede tener un impacto relevante en la cultura de la organización y en la forma en que ésta avanza.
● Las sesiones de capacitación externa también brindan a los equipos la oportunidad de aprender de expertos de la materia, algo esencial en sectores en constante cambio.
REFERENCIAS
- ¿Qué se espera de un capacitador/a externo”(Acuña, Barboza, Germone, Peñaloza, Pietr &, Rodríguez, 2020), en el marco de la Diplomatura de Experto en Capacitación CAEP UTN.
- Norma internacional ISO 10015 - Administración de la Calidad - Guías y lineamientos para el entrenamiento (ISO 199).
- La evaluación de proveedores en la norma ISO 9001. Sistema de evaluación de proveedores.
- Capacitador Externo, Slideshare. (Huberman, Susana. 2020).
- Otra vida es posible. Prácticas económicas alternativas durante la crisis. (Joana Conill y Amalia Cárdenas. 2012)
ANEXO
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
Administración del Tiempo y priorización: Capacidad de administrar el volumen y agenda de trabajo de acuerdo a un orden establecido en las tareas y dentro de los tiempos programados, teniendo en cuenta acciones, plazos y recursos requeridos.
Agilidad: Aptitud y habilidad de gestionar los procedimientos de trabajo de una manera ligera, pronta y expeditiva; fomentando el trabajo colaborativo e innovador y administrando eficientemente los recursos.
Aprendizaje cooperativo: Competencia que implica impartir dinámicas interactivas de organización del trabajo, en el cual los alumnos son responsables de su aprendizaje y del de sus compañeros/as en una estrategia de corresponsabilidad para alcanzar metas e incentivos grupales. Es tanto un método, a utilizar entre otros, como un enfoque global de la enseñanza, una filosofía.
Aprendizaje continuo: Competencia que implica identificar, incorporar y aplicar nuevos conocimientos sobre nociones vigentes, tecnologías disponibles y métodos de trabajo, para mantener actualizadas sus prácticas y asegurar la eficacia, actualizarse constantemente en su campo técnico-profesional, observar aspectos que se pueden mejorar mediante el entrenamiento o capacitación.
Asertividad: Capacidad de gestionar un comportamiento oportuno en situaciones individuales o grupales y que permite afrontar distintas exigencias del contexto, plantear un concepto o actividad en un momento propicio, desde una actitud de confianza diseñada a medida del/la interlocutor/a, recursos, situación y expectativas.
Comunicación efectiva: Habilidad para transmitir un mensaje, de modo claro y directo, en el marco de un proceso dinámico en el momento y lugar oportuno y mitigar las dudas o interpretaciones erróneas, respetando la personalidad y cultura de sus alumnos/as.
Coordinación de acciones entre áreas: Capacidad de gestionar eficazmente las metas y las prioridades de sus actividades, complementando esfuerzos con otro/as, reconociendo las necesidades y limitaciones para generar acuerdos con otras personas y/o equipos para coordinar acciones en tiempo y forma.
Creatividad e Innovación: Actitud de proponer soluciones superadoras que satisfacen necesidades concretas, generar y compartir ideas de forma continua en busca de nuevos avances y resolución de desafíos, estimula a otro/as para la generación de ideas que agreguen valor y la concreción de los mismos a través de propuestas factibles.
Empatía: Competencia que se refiere a la capacidad de comprender a los demás e inferir con acierto sus pensamientos, sus estados de ánimo, sus motivaciones y, en general, las razones que explican sus decisiones y formas de actuar.
Liderazgo: capacidad de coordinar y organizar eficazmente sus equipos de trabajo, propiciando un adecuado ambiente de trabajo, orientando y dirigiendo a los demás para motivarlos e inducirlos a que se llegue a las metas y objetivos planteados. Así mismo trasciende y da el ejemplo a través de su cumplimiento, ética y compromiso.
Manejo de conocimientos/saberes/temática: Conocimientos y habilidad para abordar y facilitar temas adquiridos y afianzados sobre temáticas particulares.
Manejo de Herramientas TICs: Capacidad para explorar, crear, comunicarse y producir utilizando las tecnologías como herramientas, demostrar dominio en el uso de las tecnologías, solucionar problemas y crear productos o servicios innovadores, seleccionar herramientas útiles que le permitan investigar y utilizar criterios eficientes para valorar la confiabilidad y validez de la información, mostrar un manejo ético de la información y de las herramientas tecnológicos, utilizar aplicaciones y recursos digitales de forma creativa y productiva.
Manejo de Relaciones Interpersonales: Capacidad para establecer contactos con otras personas mostrando intuición y perspicacia social, escuchar, interpretar y entender los pensamientos, sentimientos o preocupaciones de los demás y un cierto conocimiento para los usos y costumbres sociales.
Manejo orientado a la prevención de riesgos y cuidado del medio ambiente: Capacidad de evaluar los problemas del desarrollo sostenible y abordarlos. La educación es igualmente fundamental para adquirir conciencia, valores y actitudes, técnicas y comportamiento ecológicos y éticos en consonancia con el desarrollo sostenible y que favorezcan la participación pública efectiva en el proceso de adopción de decisiones.
Negociación: Habilidad para crear un ambiente propicio para la colaboración y lograr compromisos duraderos que fortalezcan la relación. Capacidad para dirigir o controlar una discusión utilizando técnicas ganar-ganar planificando alternativas para negociar los mejores acuerdos. Se centra en el problema y no en la persona.
Orientación al Alumno/a: Competencia que requiere demostrar iniciativa y empatía por asistir en sus necesidades de sus alumnos/as con paciencia y dedicación, enfocar su trabajo hacia un estándar de servicio de calidad, ofrecer su ayuda, generar acuerdos y fomentar el diálogo para comprender la mejor estrategia de explicación e interpretación del Alumno/a y percibir como propósito de sus funciones el servicio hacia el usuario interno y/o externo.
Orientación al cliente: Actitud permanente para detectar y satisfacer las necesidades y prioridades de los clientes.
Orientación a Resultados: Consiste en dirigir todos los actos planificados hacia la meta deseada, actuando de forma eficaz, dinámica y organizada ante decisiones importantes y que son necesarias para satisfacer las peticiones de nuestro/a usuario/a, superar los estándares propios y, finalmente, mejorar nuestra capacidad o servicio.
Orientación al servicio: supone la firme convicción de ayudar. Implica interés por conocer las necesidades y expectativas de las personas. Se trata de una actitud proactiva, de respeto, responsabilidad, diligencia y amabilidad.
Planificación: Capacidad para anticipar y asignar, de una forma lógica y ordenada, las acciones a seguir distribuyendo recursos para lograr unos resultados.
Proactividad: Capacidad de actuar con iniciativa y anticipa a los acontecimientos, problemas recurrentes, pedidos de información y demandas internas. Proponer nuevas estrategias o sugerencias para mejorar la calidad y optimización de los servicios. Utilizar la retroalimentación y la crítica como un método para la mejora continua.
Resolución de Conflictos: Capacidad para gestionar problemas analizando las posibles causas objetivas, encontrando y escogiendo soluciones posibles que contemplen los intereses y necesidades de las partes involucradas en el momento indicado y de forma eficaz.
Trabajo en equipo: Habilidad para trabajar coordinadamente, complementándose y compartiendo información, generando confianza y comprometiéndose todos para el logro de un objetivo común.